Kỹ năng tổ chức và quản lý Hội chợ triển lãm thương mại

[hangkhung_2110]

Kỹ năng tổ chức và quản lý tổ chức hội chợ triển lãm được khá nhiều bạn tổ chức sự kiện quan tâm, bởi sự phức tạp của việc quản lý trong quá trình diễn ra triển lãm.

1. Lịch tổ chức sự kiện hội chợ triển lãm
Lịch tổ chức của các hội chợ, triển lãm trên thế giới
Lịch tổ chức hội chợ, triển lãm trong nước
Lịch của các nhà tổ chức hội chợ, triển lãm
Tờ rơi giới thiệu của các hội chợ, triển lãm
Internet: công cụ tìm kiếm thông tin nhanh và tiện lợi nhất. 
Các nguồn thông tin quan trọng khác:
- Tạp chí thương mại
- Hiệp hội ngành hàng
- Tổ chức XTTM
- Đại sứ quán, thương vụ các nước…
- Các đơn vị tham dự hội chợ trước
- Các cuộc viếng thăm, các quan hệ cá nhân
- Nguồn thông tin từ chính các nhà tổ chức hội chợ.

2. Kinh phí và quản lý kinh phí
Chi phí tham dự hội chợ rất tốn kém nhất là với các hội chợ có uy tín, có tính cạnh tranh cao ở các thị trường lớn và hấp dẫn. Để tính toán và kiểm soát chi tiêu, cần phải xây dựng bảng dự toán kinh phí chi tiết trước khi tham dự hội chợ với nội dung: 
Thuê diện tích gian hàng: Gian hàng tiêu chuẩn tối thiểu thường có diện tích 9m2 hoặc 12m2. Đôi khi nhà tổ chức hội chợ chào giá thuê gian hàng đã bao gồm cả giá xây dựng gian hàng.
Thiết bị và dịch vụ phụ trợ như nước, điện thoại, vệ sinh, thiết bị nhà bếp….
Xây dựng gian hàng:Có thể yêu cầu báo giá từ nhà thầu xây dựng gian hàng ở nước diễn ra hội chợ hoặc nhà thầu ở ngay tại nước mình. 
Trang trí gian hàng: có thể yêu cầu dịch vụ của các nhà trang trí gian hàng chuyên nghiệp ở nước sở tại.
Vận tải và hải quan: dựa trên báo giá báo giá của các công ty giao nhận vận tải đến nơi trưng bày (gian hàng). 
Bảo hiểm hàng hoá: Mặc dù không phải là yêu cầu bắt buộc, nhưng nên yêu cầu công ty bảo hiểm cung cấp đề phòng rủi ro.
Đi lại và chỗ ăn nghỉ: có thể thông qua đại diện ở nước ngoài tự tổ chức hoặc dùng dịch vụ trọn gói của các công ty lữ hành. 
Phục vụ ăn uống tại hội chợ: đặt trước theo mẫu yêu cầu dịch vụ trong cuốn hướng dẫn tham gia hội chợ kể cả yêu cầu thuê hướng dẫn viên, phiên dịch, bảo vệ .
Mời khách tham quan và quảng cáo: có thể yêu cầu nhà tổ chức hội chợ in quảng cáo trên cuốn catalogue giới thiệu các đơn vị tham gia hội chợ.
3. Danh mục công việc và thời gian tiến hành trước, trong và sau hội chợ triển lãm
Công việc lập kế hoạch cần khởi động trước 1 năm hoặc sớm hơn. Xây dựng bản liệt kê những công việc phải làm,bao gồm: các hoạt động, thời hạn hoàn thành và người chịu trách nhiệm. Cần tuân thủ thời hạn hoàn thành các công việc sau:
1. Nghiên cứu thị trường và xác định mục tiêu tham gia hội chợ: 12 tháng
2. Dự trù kinh phí sơ bộ:12 tháng
3. Chỉ định nhân sự và phân công nhiệm vụ nhóm dự án: 11 tháng
4. Lựa chọn đặt thuê diện tích gian hàng:11 tháng
6. Viết tài liệu giới thiệu việc tham gia hội chợ:10 tháng
7. Vận động, mời các doanh nghiệp đăng ký tham gia hội chợ: 10 tháng
8. Đưa ra quyết định cuối cùng về việc tham gia hội chợ: 8 tháng
9. Lựa chọn và chấp nhận đăng ký của các doanh nghiệp tham dự hội chợ :08 tháng
10. Đặt chỗ ở khách sạn:08 tháng
11. Xác nhận đặt thuê diện tích gian hàng:08 tháng
12. Thông báo chính thức cho đại diện ở nước ngoài về việc tham dự hội chợ:08 tháng
13: Lấy báo giá thuê gian hàng: 07 tháng
14: Lấy báo giá của các đại lý vận tải: 06 tháng
15 :Lập bảng ngân sách chi tiết: 06 tháng
16: Chỉ định nhà thầu thiết kế gian hàng: 06 tháng
17: Quyết định về chương trình quảng bá: 05 tháng
18. Họp công bố thông tin cho các doanh nghiệp tham gia đoàn tham dự hội chợ: 05 tháng
19. Gửi các đơn đặt hàng cho nhà tổ chức: 04 tháng
20. Nhận được sự chấp thuận của nhà tổ chức hội chợ về thiết kế gian hàng : 04 tháng

4. Sai sót thường gặp
1. Không xác định hoặc xác định không rõ mục tiêu cần đạt được khi quyết định tham dự HC.
2. Các tài liệu về HC: giới thiệu chung, các quy định, bản hướng dẫn…không được nghiên cứu kỹ lưỡng.
3. Thiếu kiểm tra, giám sát quá trình chuẩn bị do cán bộ cấp dưới thực hiện, đến phút cuối không còn thời gian khắc phục.
4. Trong thời gian hội chợ, hàng ngày không cập nhật nội dung đã trao đổi với khách.
5. Không nắm vững số liệu liên quan đến hàng hóa, sản phẩm: nguyên liệu, công nghệ, giá cả, thời hạn giao hàng, vận tải, bảo hiểm…
6. Phong cách tiếp đón khách không phù hợp (kể cả tác phong ứng xử, ăn, mặc...) bởi vì sự hiện diện của bạn là hình ảnh của đơn vị mình đại diện. 
7. Sau hội chợ không liên hệ ngay với khách hàng thể hiện sự quan tâm, trân trọng và thái độ nghiêm túc.
8. Không tổng kết, đánh giá rút kinh nghiệm sau khi kết thúc tòan bộ công việc.
9. Cẩu thả của cán bộ đi làm nhiệm vụ, coi nhẹ trách nhiệm được giao.
10. Đối với lãnh đạo các đơn vị: Chưa coi trọng và/hoặc không phân định rõ trách nhiệm công tác của các thành viên trong đòan.

Công ty Solution cung cấp dịch vụ tổ chức hội chợ, triển lãm, chương trình tri ân khách hàngchuyên nghiệp tại Hà Nội và trên toàn quốc. Nếu bạn đang thực sự có nhu cầu tìm kiếm đơn vị tổ chức hội nghị xin hãy vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số : (04) 3976 4401