Mẹo viết Email cho các chương trình học Tiếng Anh

[lamanh1111]

Trong thời đại số hóa như ngày nay thì Email là phương tiện quan trọng để giao tiếp cũng như trao đổi trong kinh doanh hay thậm chí nhiều doanh nghiệp còn sử dụng Email là công cụ chăm sóc khách hàng. Đặc biệt trong môi trường quốc tế thì Email gần như là công cụ phổ biến nhất còn hơn cả điện thoại. Nếu bạn viết Email tốt thì có thể ứng tuyển vào các chương trình học Tiếng Anh của nhiều trường đại học quốc tế, những chương trình thực tập sinh đa quốc gia… bạn vừa được rèn luyện thêm kĩ năng làm việc trong môi trường doanh nghiệp lại có thể tăng khả năng Tiếng Anh của mình.

Dưới đây là một số mẹo nhỏ giúp bạn viết Email tốt hơn, bạn hãy đọc và rút ra kinh nghiệm cho bản thân nhé.
 
[list="box-sizing: inherit; border: 0px; font-family: Merriweather, serif; font-size: 16px; margin-right: 0px; margin-bottom: 24px; margin-left: 0px; outline: 0px; padding-right: 0px; padding-left: 0px; vertical-align: baseline; list-style-position: outside; color: rgb(0, 0, 0); line-height: 24px; background-color: rgb(255, 255, 255);"]
[*]Email phải có tiêu đề

[/list]
 
Phải đặt tiêu đề cho Email của bạn và tiêu đề phải ngắn gọn đồng thời phản ánh được nội dung của toàn bộ email. Tùy vào từng Email mà có cách viết khác nhau như Email thực tập, Email các học bổng,…
[list=2]
[*]Câu văn ngắn gọn, đơn giản và dễ hiểu

[/list]
Đừng cố gắng chứng tỏ khả năng Tiếng Anh của mình bằng các câu dài hay cấu trúc khó. Bạn càng cố thì người đọc email càng khó tiếp nhận nội dung của bạn. Thậm chí họ còn bỏ qua Email của bạn nữa đấy.
Bạn hãy nhớ: Keep It Short and Simple – Giữ mọi thứ ngắn gọn và đơn giản nhất có thể. Khi viết Email cũng thế bạn nhé.
[list=3]
[*]Tự đặt mình vào vị trí của người nhận email

[/list]
Với mỗi đối tượng tiếp nhận email khác nhau thì sẽ có cách viết và sử dụng ngôn từ cũng không giống nhau. Đồng thời bạn phải biết phân biệt giữa ngôn ngữ lịch sử hay ngôn ngữ thân mật giữa bạn bè vói nhau khi viết nhé.
Ví dụ như
Thân mật  thì hay dùng Thanks for the email of 18 August
Lịch sự thì hay dùng Thank you for your email received on  18 August
Hoặc
Thân mật thì Sorry, I can’t make it.
Lịch sự thì  I am afraid I will not be able to attend.
Thân mật thì Could you … ?
Lịch sự thì I was wondering If you could … ?
Ngoài ra nếu bạn email cho đồng nghiệp quen thuộc thì có thể dùng nhiều từ thân mật như Cheers, Don’t forget, Catch you later. Còn gửi email cho cấp quản lí hay lãnh đạo trên bạn thì không được dùng những cụm từ như thế nhé.
[list=4]
[*]Đừng mắc lỗi chính tả

[/list]
Khi viết Email xong bạn phải soát lại lỗi chính tả hay không được sử dụng nhiều loại font, nhiều kiểu chữ hay màu chữ trong một email. Điều này sẽ làm ảnh hưởng tới hình tượng của bạn và người tiếp nhận có thể nghĩ bạn là người không cẩn thận khi làm việc.
Hãy nhớ nhé, kiểm tra lại cẩn thận toàn bộ Email xem còn quên gì không trước khi nhấn nút Gửi.
[list=5]
[*]Lựa chọn diễn đạt gián tiếp hay trực tiếp

[/list]
Tuy chỉ là hai cách diễn đạt thông thường nhưng có một số nước nếu không sử dụng đúng và phân biệt có thể gây ra nhiều tình huống không tốt cho bạn. Hãy tìm hiểu trước về nền văn hóa các nước trước khi viết email nhé. Sau đây là một số cách diễn đạt trong email
Gián tiếp –  Could I have this in half an hour ?  (Tôi dùng cái này trong nửa giờ được không ?)
Trực tiếp –  I need this in half an hour (Tôi cần nó trong nửa giờ)
Gián tiếp – I am afraid there will be a slight delay (Tôi lo ngại chuyến hàng sẽ hoãn trong thời gian ngắn)
Trực tiếp – There’ll be a delay (Chuyến đó sẽ hoãn lại)
Gián tiếp – To be honest, I am not sure it would be a good idea (Tôi không chắc đó là ý tưởng hay đâu, thật lòng đấy)
Trực tiếp – It is a bad idea (Đó là ý tưởng tồi)
[list=6]
[*]Sử dụng từ ngữ tích cực

[/list]
Cách dùng từ cũng phản ánh tính cách và thái độ của bạn tới người nhận Email nữa đấy. Hãy xem ví dụ
[list="box-sizing: inherit; border: 0px; font-family: Merriweather, serif; font-size: 16px; margin-right: 0px; margin-bottom: 24px; margin-left: 0px; outline: 0px; padding-right: 0px; padding-left: 0px; vertical-align: baseline; list-style-position: outside; color: rgb(0, 0, 0); line-height: 24px; background-color: rgb(255, 255, 255);"]
[*]Busy, failure, forget it, crisis, it’s impossible, i can’t, hard, waste,…

[*]Good question, Helpful, together, agreed, useful, mutual, opportunity, i’d be delighted…

[/list]
Bạn muốn nghe những từ nào ?
[list=7]
[*]Xin nhận xét

[/list]
Hãy tìm kiếm các nhận xét về email của bạn từ thầy cô hay những người giỏi Tiếng Anh. Thậm chí viết email phản hồi nhận xét từ tổ chức có chương trình học Tiếng Anh mà bạn gửi.
Và sau đó hãy dành thời gian để tìm cách sửa chũa và nâng cao kĩ năng viết email của mình nhé.
Một Email tốt sẽ cho bạn cơ hội lọt vào các chương trình học Tiếng Anh đẳng cấp quốc tế. Bớt chút thời gian hôm nay và bạn sẽ nhận được thành quả mai sau.
Hãy dành chút thời gian tham gia buổi học thử tại Jaxtina để được chia sẻ những kinh nghiệm khi viết Email cực kì giá trị bạn nhé.