TOP 5 DẤU HIỆU CHO BIẾT CÔNG TY BẠN ĐÃ SẴN SÀNG CHO MỘT HỆ THỐNG ERP

[vietsoft]

Bạn mất quá nhiều thời gian cho việc đối chiếu số dư tài khoản vào cuối tháng?  Bạn dự báo tình hình bán hàng chỉ dựa trên những suy đoán chứ không phải những con số hay những biểu đồ? Công ty bạn gặp vấn để để đáp ứng kịp thời những đơn hàng, hay sự hài lòng của khách hàng sụt giảm đáng kể? Quá khó khăn để xác định tình hình hàng tồn kho? Nếu bạn gặp phải những vấn đề nêu trên, đã đến lúc cân nhắc đến một hệ thống ERP. Dưới đây là 5 dấu hiệu cho thấy công ty của bạn đã sẵn sàng cho việc này.

Bạn đang sử dụng nhiều phần mềm rời rạc cho từng quy trình khác nhau

Hãy dành một ít thời gian suy nghĩ xem những nhân viên của bạn ghi nhận và kiểm soát luồng thông tin như thế nào. Liệu có phải nhân viên trong phòng kế toán sử dụng 1 phần mềm ghi nhận công nợ, trong khi các nhân viên kinh doanh lại sử dụng một phần mềm khác để ghi nhận thông tin đơn hàng? Quy trình từ ghi nhận những đơn hàng này và đưa chúng vào sổ sách kế toán thật sự ngốn thời gian? Bạn có sử dụng một giải pháp riêng biệt cho việc giao nhận hàng?

Việc không đồng nhất giữa các phần mềm này có thể phá vỡ quy trình luân chuyển dữ liệu của công ty bạn. Nếu không có những dữ liệu chính xác từ bán hàng, quản lý tồn kho sẽ rất khó khăn, trong khi nếu không có thông tin kịp thời từ kế toán có thể dẫn đến việc hoạch định ngân sách hay dòng tiền không chính xác.

Hệ thống ERP sẽ tích hợp những phần mềm rời rạc này trong một, giúp tất cả các hoạt động của công ty bạn chỉ xảy ra trên một cơ sở dữ liệu duy nhất. Với việc cung cấp thông tin vô cùng chính xác , bất cứ khi nào theo thời gian  thực(real-time), hệ thống ERP phá vỡ những nút thắt trong luồng dữ liệu, giúp bạn-người chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả hơn, nhân viên của bạn sẽ có nhiều thời gian tập trung vào những công việc có giá trị cao hơn cho công ty.

Bạn gặp khó khăn để có được những thông tin cần thiết về tình hình kinh doanh

Nếu có ai đó hỏi lợi nhuận gộp của việc bán hàng là bao nhiêu, sẽ mất bao lâu để bạn tìm ra nó? Hay những số liệu quan trọng khác như số đơn hàng có được mỗi ngày, đơn hàng nào chưa hoàn thành, hóa đơn nào chưa thanh toán, liệu bạn có thể có được những thông tin đó ngay lập tức, với độ chính xác tuyệt đối?

Môi trường kinh doanh biến động rất nhanh, điều đó có nghĩa rằng  những nhân viên trong công ty bạn phải có được những thông tin cần thiết một cách kịp thời. Với hệ thống ERP, những nhân viên chủ chốt có khả năng đưa ra quyết định kịp thời và chính xác.Ví dụ trưởng phòng kinh doanh có thể biết được lịch sử giao dịch của tất cả khách hàng, từ đó chủ động hơn trong việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng trong khi vẫn dễ dàng chăm sóc khách hàng thân thiết.

Công tác kế toán ngày càng nặng nhọc

Thông thường thì dấu hiệu đầu tiên cho thấy công ty bạn cần một hệ thống ERP, xuất phát từ bộ phận kế toán. Những nhân viên kế toán dành nhiều giờ mỗi tuần để nhập liệu qua lại giữa các phần mềm, bảng tính cho từng đơn hàng cho đến từng hóa đơn. Nếu vậy, bạn nên suy nghĩ đến những giá trị thặng dư nếu lượng thời gian đó được tiết kiệm.

Điều tương tự cũng diễn ra đối với hệ thống báo cáo tài chính – nếu việc hợp nhất và đối chiếu dữ liệu báo cáo tài chính phải thông qua vô số các bảng tính thì hệ thống ERP sẽ đơn giản hóa điều này rất nhiều. Với việc toàn bộ thông tin tài chính đều trong một dữ liệu đồng nhất, nhân viên kế toán sẽ không phải mất nhiều thời gian để lục lọi các thông tin hạch toán,  sửa chữa sai sót số liệu hay đối chiếu số liệu bằng tay. Những báo cáo sẽ được cung cấp nhanh hơn, chính xác cao và nhân viên sẽ cảm thấy  thoải mái hơn vì được giải phóng khối lượng lớn sức lao động.

Quy trình bán hàng gặp nhiều rắc rối, độ hài lòng của khách hàng và đối tác giảm sút

Khi quy mô công ty bạn phát triển, một trong những vấn đề lớn đó là quản lý hàng tồn kho.Để đảm bảo rằng hàng hóa nào được chứa tại tại đâu, khi nào và với số lượng thế nào là một nhu cầu đương nhiên.

Khi dữ liệu bán hàng, dữ liệu tồn kho và dữ liệu khách hàng được quản lý riêng biệt, sẽ có thể xảy ra trường hợp nếu hàng hóa không còn trong kho, toàn bộ quy trình bán hàng sẽ ngừng lại cho đến khi hàng được bổ sung. Trong khi đó, nếu khách hàng muốn đặt hàng và nhân viên kinh doanh không có thông tin về hàng trong kho, hay hàng đã được mua thêm hay chưa, thì uy tín của công ty bạn, cũng như độ hài lòng của khách hàng sẽ giảm sút.

Khi bạn có một hệ thống ERP, nhân viên của tất cả phòng ban đều có thể ngay lập tức truy cập vào dữ liệu công ty. Khách hàng sẽ có được ngay câu trả lời về thông tin hàng hóa, tình trạng giao hàng, phương thức thanh toán… mà không cần điện thoại hay đối chiếu với phòng ban nào khác. Nhân viên quản lý kho cũng có được thông tin để kịp thời lập kế hoạch thu mua.

Công việc tích hợp các phần mềm trở nên phức tạp

Càng có nhiều phần mềm, người quản lý IT của công ty bạn lại càng vất vả hơn.Tùy biến, tích hợp và bảo trì, vận hành các phần mềm rời rạc này là một quá trình phức tạp, hao tổn thời gian và nguồn lực.

Nếu hệ thống chắp vá này của công ty bạn bao gồm  những phần mềm cũ kĩ, thì việc nâng cấp chúng sẽ còn khó khăn hơn nữa. Lại một lần nữa tốn kém chi phí và thời gian, cộng thêm việc tiếp tục phải tùy biến, tích hợp…, đây là cơn ác mộng của đội ngũ IT công ty bạn. Thực tế là hơn hai phần ba các công ty vừa và nhỏ hiện nay hầu như không nâng cấp phiên bản mới cho các phần mềm của họ.Thay vì sử dụng thêm các phần mềm, nhận thêm nhiều rắc rối, bạn nên tìm đến một hệ thống ERP thực sự.

Nguồn: Netsuite.com
Mọi nhu cầu tư vấn vui lòng liên hệ :
CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM NAM VIỆT
VIETSOFT CO., LTD

• Địa chỉ : 91 Nguyễn Trọng Lội, Phường 4, Quận Tân Bình, TP HCM , Việt Nam
  
• Fax : 08.38 110 750
  
• Điện thoại : 08.38 110 770(ext:108)
  
• Email : chiltk@vietsoft.com.vn
  
• Website : http://vietsoft.com.vn